Automatiser les Achats Indirects : Un Levier Sous-Exploité de Performance
Dans de nombreuses entreprises, les achats indirects (fournitures de bureau, prestations de services, équipements informatiques, frais généraux, maintenance, voyages d’affaires, etc...) représentent un volume financier souvent sous-estimé et mal contrôlé. À la différence des achats directs, qui concernent les matières premières ou les composants essentiels à la production, les achats indirects sont plus diffus, plus hétérogènes, et leur gestion souffre d’un manque de structure, de traçabilité et de stratégie.
Pourtant, avec l’essor de la transformation digitale, automatiser les achats indirects n’est plus un luxe, mais une opportunité stratégique pour créer de la valeur, réduire les coûts cachés, et améliorer le pilotage des dépenses. C’est aussi un des piliers de la digitalisation achats indirects, qui s’impose comme un axe clé de modernisation dans la plupart des grandes organisations.
Qu’est-ce que l’automatisation des achats indirects ?
L’automatisation des achats indirects consiste à digitaliser et standardiser les processus liés à l’acquisition de biens et services non directement liés à la production. Cela passe par l’implémentation de solutions technologiques telles que :
- Des plateformes e-procurement (achats électroniques),
- Des workflows automatisés d’approbation et de validation,
- Des intégrations avec l’ERP de l’entreprise (SAP, Oracle, Sage, etc.),
- Des catalogues électroniques fournisseurs mis à jour en temps réel,
- Des modules de réconciliation automatique des commandes, réceptions et factures (Procure-to-Pay),
- Des outils de reporting analytique des dépenses par département, fournisseur, projet, etc.
En centralisant et automatisant les étapes clés du processus achat, les entreprises gagnent en visibilité, réduisent les tâches manuelles et évitent les erreurs humaines. Cette approche facilite aussi un meilleur pilotage des achats indirects.
Pourquoi automatiser les achats indirects ?
1. Réduire les coûts cachés et optimiser les dépenses
Les achats indirects peuvent représenter jusqu’à 15 à 30 % du chiffre d’affaires selon les secteurs, mais sont souvent éclatés sur de nombreux fournisseurs et non suivis rigoureusement. Cela engendre des dépenses hors contrat, des doublons de commandes, ou encore des factures non négociées.
L’automatisation permet :
- De restreindre les achats aux fournisseurs référencés, aux tarifs négociés,
- De détecter les dérives budgétaires ou achats incohérents,
- De réduire le coût administratif d’un achat (souvent estimé à 95–100€ pour un processus manuel),
- De mutualiser les volumes pour négocier de meilleures conditions tarifaires.
💡 Exemple : une entreprise ayant digitalisé ses achats de prestations de nettoyage a réalisé 12 % d’économies en harmonisant les contrats via une plateforme unique.
2. Gagner en efficacité opérationnelle
L’un des grands bénéfices de l’automatisation est la réduction du temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée : saisie de bons de commande, relances fournisseurs, suivi manuel des livraisons ou validations de dépenses.
Les équipes achats peuvent ainsi :
- Accélérer les délais de traitement (passage de commande, validation, réception),
- Réduire le taux d’erreurs (commande incomplète, mauvaise adresse, produit non conforme),
- Se concentrer sur des missions à plus forte valeur : sourcing, veille fournisseurs, gestion des risques.
🎯 Une multinationale du secteur pharmaceutique a réduit son délai moyen de commande de 9 jours à 2 jours grâce à l’automatisation complète de ses achats indirects.
3. Améliorer le pilotage budgétaire
La digitalisation offre une vision consolidée des dépenses en temps réel. Grâce à des dashboards interactifs et des KPIs personnalisés, les directions achats et financières peuvent :
- Suivre les engagements vs. budget par département ou projet,
- Identifier les postes de surconsommation ou de sous-performance,
- Auditer plus facilement les fournisseurs,
- Mener des revues d’achats trimestrielles plus précises.
📊 Le contrôle de gestion n’a plus besoin d’attendre les clôtures mensuelles pour identifier un dépassement de budget : les alertes sont automatiques et paramétrables.
4. Sécuriser les processus et réduire les risques
Les processus manuels laissent place à des risques importants : erreurs de facturation, fraudes, achats non autorisés, litiges fournisseurs... En automatisant les étapes clés, on introduit :
- Des circuits de validation standardisés (selon montants, natures de l’achat, hiérarchies),
- Un suivi des engagements contractuels (dates de fin, pénalités, conditions particulières),
- Une traçabilité complète des actions (qui a commandé, quand, pour quoi),
- Des alertes en cas de non-conformité (dépassement de seuil, fournisseur non approuvé...).
🔐 Les audits internes ou externes sont aussi grandement facilités par la disponibilité immédiate des preuves de conformité.
Étapes pour réussir son projet d’automatisation
Automatiser les achats indirects ne s’improvise pas. Le projet nécessite une approche structurée, adaptée aux enjeux spécifiques de l’entreprise. Cette démarche peut s’intégrer à une solution achats SaaS plus large ou au sein d’un projet global de transformation.
1. Cartographier les processus existants
Il est essentiel de comprendre comment les achats sont actuellement gérés dans l'organisation : quels départements effectuent des achats ? À travers quels circuits ? Quels outils sont utilisés ? Cela permet d’identifier les points de friction, les redondances et les risques.
2. Impliquer les parties prenantes clés
Une transformation réussie implique toutes les fonctions concernées : achats, finance, informatique, juridique, mais aussi les utilisateurs métiers. Les intégrer dès la phase de conception favorise l’adhésion et évite les résistances futures.
3. Définir des objectifs clairs et mesurables
Réduction des coûts, réduction des délais de traitement, augmentation du taux de conformité, taux d’utilisation de la plateforme... Il est crucial de poser des KPIs précis pour piloter le projet et démontrer sa valeur.
4. Sélectionner la solution adaptée
Il existe de nombreuses plateformes sur le marché. Le choix doit se faire selon plusieurs critères : compatibilité avec l’ERP existant, couverture fonctionnelle, facilité d’utilisation, évolutivité, support éditeur. Un accompagnement par un cabinet conseil ou un expert en achats digitaux peut s’avérer utile.
5. Former, accompagner, communiquer
Le succès du déploiement dépend aussi de la conduite du changement. Des sessions de formation, une communication claire, des supports utilisateurs accessibles et un accompagnement continu sont indispensables pour assurer l’adoption de la solution.
Quels profils pour digitaliser les achats indirects ?
Réussir l’automatisation des achats indirects nécessite des compétences hybrides, à la croisée des achats, de la donnée, de la tech et du management du changement. Les profils recherchés incluent :
- Acheteur digital / e-achats : expert des solutions e-procurement, capable de déployer un outil et de former les utilisateurs.
- Chef de projet achats digitaux : coordonne les parties prenantes, planifie les étapes, pilote les prestataires.
- Data analyst achats : transforme les données de dépenses en leviers d’action stratégique.
- Responsable achats indirects : anime la politique achats, suit les contrats, développe les relations fournisseurs sur les catégories non stratégiques.
Chez Lynkus, cabinet de recrutement achats spécialisé, nous accompagnons les directions achats pour recruter des acheteurs, trouver un responsable achats, ou constituer une équipe achats indirects performante. Que vous cherchiez à renforcer vos équipes achats, à recruter un profil rare, à externaliser votre processus de recrutement achats, ou à lancer un projet de transformation digitale achats, nous mettons à votre service notre réseau, notre expertise sectorielle et notre méthodologie éprouvée.
Pourquoi faire appel à un cabinet de recrutement spécialisé achats ?
Un cabinet de recrutement expert achats vous permet de gagner du temps, de sécuriser vos recrutements et de toucher des profils ciblés :
- Accès à un vivier d’acheteurs qualifiés,
- Accompagnement personnalisé pour recruter un directeur achats, un category manager ou un acheteur projet,
- Connaissance fine des métiers achats et des attentes du marché,
- Recrutement plus rapide, plus fiable et plus stratégique.
En s’appuyant sur une stratégie de digitalisation achats indirects et en faisant appel à un cabinet de recrutement spécialisé achats, les entreprises optimisent leurs ressources et accélèrent leurs gains de performance durable.
Conclusion
L’automatisation des achats indirects est un levier stratégique encore sous-exploité. Pourtant, c’est une source d’économies substantielles, d’efficacité opérationnelle, de conformité accrue et de pilotage renforcé.
Mais cette automatisation n’est pas qu’une affaire de logiciels : c’est aussi un projet humain, organisationnel et managérial. Réussir cette transformation suppose de bien s’entourer : outils, méthode, accompagnement au changement… et bien sûr, les bons profils.
Vous souhaitez digitaliser vos achats indirects, recruter un acheteur, structurer votre équipe achats ou trouver un cabinet de recrutement expert ?
Chez Lynkus, cabinet de recrutement spécialisé achats, nous mettons notre expertise au service de votre performance. Contactez-nous pour échanger.
