Le choix et le suivi de vos fournisseurs sont déterminants pour comprendre la performance de votre chaîne de valeur. Mais comment mesurer objectivement l’efficacité de ses fournisseurs ?
Les KPI, ou indicateurs clés de performance, vous permettent d’évaluer la qualité des produits ou services, les délais de livraison, le respect des normes de conformité, et bien d’autres aspects.
Lynkus vous propose donc un guide complet pour savoir quels indicateurs prendre en compte pour sélectionner le bon fournisseur et suivre sa performance tout au long de votre collaboration. Nous vous recommandons également quelques actions concrètes pour améliorer continuellement ce partenariat.
Comment bien choisir ses fournisseurs ?
Définir un cahier des charges précis
Pour bien choisir son fournisseur, il faut définir précisément vos besoins en amont. Pour cela, dresser un cahier des charges complet et explicite à partager pendant l’appel d’offres. Ce document de référence contient :
- Le contexte de votre entreprise dans lequel s’inscrit l’appel d’offres ;
- La description précise du produit et service que vous souhaitez commercialiser ;
- Vos impératifs en matière de budget et de modalités de paiement ;
- Vos exigences en matière de conditions de livraisons ;
- Vos attentes en termes de qualité ;
- Vos standards de garanties et de service après-ventes ;
- Les conditions contractuelles entre acheteurs et fournisseurs.
Soyez transparent sur le processus d’évaluation des offres, y compris les étapes de sélection, les critères d’évaluation et les modalités de négociation. Pensez à bien prioriser les critères pour choisir un partenaire au plus proche de votre besoin :
« L’étude a montré que le choix des fournisseurs est une décision multicritère qui implique souvent la considération simultanée de plusieurs critères tels que le prix, le délai de livraison et la qualité ; et qu’il est extrêmement difficile de trouver un fournisseur qui excelle partout. »
Sélection et Évaluation des fournisseurs : Critères et méthodes, Aicha Aguezzoul, Pierre Ladet
Appuyez-vous sur ce cahier des charges pour dresser une grille d’évaluation qui vous aidera à faire le meilleur choix à l’issue de l’appel d’offres.
Effectuer des recherches approfondies
Une fois que vous avez identifié les quelques partenaires qui pourraient répondre à vos attentes, mobilisez plusieurs ressources pour affiner vos recherches : les sites web, les catalogues fournisseurs, la prise de références.
Renseignez-vous sur les méthodologies de travail des fournisseurs pour vous assurer qu’elles correspondent à la fois à vos exigences techniques et à la culture d’entreprise. Soyez par exemple attentif aux méthodes de communication du fournisseur et à ses engagements environnementaux.
Selon l’Indice de l’évolution des habitudes de consommation publié par EY, plus de 50 % des consommateurs accordent de l’importance à l’impact écologique et social de leurs achats. S’entourer de fournisseurs responsables vous permet donc de répondre aux exigences de vos consommateurs et aux enjeux de la Supply Chain durable.
Évaluer la fiabilité des fournisseurs
Pour évaluer la fiabilité des fournisseurs, rapprochez-vous d’anciens clients ayant déjà collaboré avec ce prestataire sur des projets de même envergure. La plupart des fournisseurs proposent aussi des rendez-vous gratuits pour échanger sur la faisabilité du projet et identifier en amont les points bloquants. L’idéal est de multiplier les sources d’informations et les témoignages pour vous forger un avis solide.
Autre point révélateur de la fiabilité d’un prestataire : les certifications et les labels. Rendez-vous sur les sites web des candidats pour vous renseigner sur leurs engagements qualité, leurs certifications en matière de conformité et les autres labels spécifiques.
Le podcast « Le rendez-vous des achats » constitue une excellente ressource pour identifier clairement ses priorités, gérer et relations fournisseur et connaître l’actu de la fonction achats. Pour vous accompagner dans votre sélection fournisseur, nous vous recommandons l’épisode « Les 5 étapes clés pour optimiser votre processus de sourcing fournisseur. »
Quels indicateurs pour suivre la performance de ses fournisseurs ?
Une fois que vous avez choisi le ou les meilleurs prestataires, vous devez évaluer régulièrement leur performance pour vous assurer qu’ils répondent à vos attentes et celles du client. Pour vous accompagner dans cette démarche, Lynkus a identifié les 4 indicateurs clés prioritaires.
Le délai de livraison fournisseur
Le délai de livraison fournisseur représente le nombre moyen de jours séparant la date de prise de commande de la date de livraison. Cette donnée prend en compte le temps de préparation de la commande et l’approvisionnement jusqu’au client final.
Votre fournisseur doit répondre aux délais de livraison affichés par votre entreprise. Au-delà d’un enjeu de satisfaction client, une entreprise qui ne respecte pas ses obligations de livraison s’expose à des risques juridiques importants. Cet indicateur doit donc faire partie de vos absolues priorités au moment de choisir un prestataire et tout au long de votre collaboration.
Taux de respect des délais
Pour évaluer la fiabilité et l’efficacité de votre fournisseur, vous pouvez aussi suivre le taux de respect des délais, parfois appelé OTD pour One Time Delivery. Il s’agit de la comparaison entre le nombre de livraisons à l’heure et le nombre total de livraisons.
Un fournisseur qui ne respecte pas ses engagements de livraison représente un risque pour la réputation de votre entreprise. Pensez à évaluer très régulièrement cet indicateur et à le mettre en regard avec votre taux de satisfaction client.
Taux de service
Le taux de service est un indicateur plus global sur la performance du fournisseur. Il se calcule en divisant le nombre de colis reçus par le nombre de colis commandés.
Cette donnée est révélatrice de la façon dont votre fournisseur gère sa stratégie d’approvisionnement et ses stocks. Il est intéressant de voir comment un fournisseur s’adapte en cas de forte fluctuation de demande, en période de fête par exemple. Le taux de service vous donne des indications sur sa fiabilité, sa résilience et sa flexibilité.
Taux de non-conformité
Pour mesurer la capacité du fournisseur à respecter votre cahier des charges, soyez attentif au taux de non-conformité. Il s’agit de la proportion de produits livrés non conformes par rapport au total des produits livrés.
Plus ce ratio est petit, plus le produit commercialisé est proche de vos exigences et de celles du consommateur. Cet indicateur est donc révélateur de la qualité du processus de production. Proposer des produits non conformes vous expose une nouvelle fois à des risques juridiques et réglementaires.
5 astuces pour booster la performance de ses fournisseurs
- Mettre en place des routines de communication avec ses fournisseurs
Il est important de communiquer très régulièrement avec son fournisseur. Cela permet de faire remonter à la hiérarchie les risques opérationnels, d’anticiper les éventuelles perturbations sur la chaîne d’approvisionnement et de collaborer efficacement en cas de fluctuation de demande.
Identifiez en amont un point de contact privilégié auprès de votre fournisseur et dressez avec lui un calendrier de communication. Par exemple, un point quotidien de 30 min en petit comité, une réunion d’équipe hebdomadaire d’une heure, des ateliers de travail bimensuels pour résoudre les problèmes complexes…
- Définir des objectifs de performance clairs
Plus vos objectifs sont précis, mieux vous identifiez le chemin pour les atteindre. Communiquez explicitement vos ambitions à vos fournisseurs, sous forme de tableau de bord projectif, de courbe de croissance idéale…
Adaptez votre discours pour que vos fournisseurs s’identifient à vos ambitions et se réapproprient le projet. C’est la base d’une collaboration fructueuse et pérenne.
- Offrir des incitations à la performance
Les incitations à la performance peuvent aussi s’appliquer à vos fournisseurs. Cela peut prendre la forme de bonus financiers, mais pas seulement. Vous pouvez leur proposer un renouvellement de contrat comme preuve de confiance, offrir votre reconnaissance publique sur les réseaux sociaux, publier des avis positifs, recommander ce prestataire auprès d’autres entreprises…
En leur confiant de nouvelles responsabilités et en élargissant leur champ d’action, vous pouvez offrir des opportunités de croissance à vos fournisseurs. C’est un excellent moyen de capitaliser sur un prestataire de confiance et de contribuer activement à sa croissance.
- Investir dans le développement des fournisseurs
Un autre moyen de soutenir la croissance de ses fournisseurs et d’investir dans le perfectionnement de leurs méthodes de production et d’approvisionnement. Vous pouvez par exemple financer l’automatisation de certaines tâches chronophages et répétitives. La digitalisation est un véritable levier de performance pour vous et votre fournisseur.
Vous pouvez aussi investir dans des initiatives durables comme le remplacement de la flotte de véhicules classiques par une flotte électrique. Une solution gagnant-gagnant pour améliorer l’impact environnemental de votre chaîne de valeur.
- Favoriser l’innovation et l’amélioration continue
Quels que soient vos objectifs, votre partenariat fournisseur doit s’inscrire dans une dynamique d’amélioration continue. Vous évaluez régulièrement vos performances et repensez vos méthodes de travail pour réduire les risques.
Pour ce faire, entourez-vous de profils stratégiques capables de collecter puis analyser les données de votre chaîne de valeur. Les Supply Chains Analyst vous aident à identifier les opportunités d’amélioration sur chaque maillon de la chaîne. Ils proposent des solutions d’optimisation pour tendre vers un modèle plus efficient, plus résilient et plus rentable.
Il est essentiel de suivre très régulièrement la performance de vos fournisseurs pour s’assurer qu’ils répondent toujours à vos exigences et à celles de vos consommateurs. Collaborez étroitement avec eux pour soulever des axes d’amélioration et suggérer des pratiques plus efficaces.
Vous cherchez les meilleurs profils pour optimiser votre stratégie achats ? Les consultants spécialisés Lynkus s’appuient sur leur connaissance du secteur et des outils intelligents pour recruter les talents dont vous avez besoin. Pour découvrir nos solutions et notre accompagnement, n’hésitez pas à convenir gratuitement d’un rendez-vous avec nous.
